آشنايي با اصول و مفاهيم ( 5s)

آشنايي با اصول و مفاهيم ( 5s)

   فصل اول:                                            

                      راهنما

پیشگفتار :

در راستای نظام دادن به امور جاری در سطح وزارت ، با توجه به اینکه گام مقدماتی جهت حصول اهداف عالی کمیته راهبری بهره وری وزارت که همانا ارتقاء و بهبود سطح بهره وری و کیفیت فراگیر و توسعه فرهنگ مشارکت می باشد . اهمیت و ضرورت پیاده سازی نظام بهسازی و ساماندهی محیط کار بعنوان یک نظام بهبود پیشنیاز و مقدماتی مورد تاکید است . این نظام پایه و اساس تمام اموراجرایی حرکت بهره وری می باشد .

مقدمه :

برای  دستیابی به اهداف و آرمانهای وزارت می بایست در ابتدا زمینه و شرایط لازم برای دستیابی به آن را فراهم آورد. ایجاد شرایط مطلوب در محیط کار و زندگی کاری نیز خود مراحل مختلفی دارد که باید مورد شناسایی و مطالعه قرار گیرد و با رعایت الزامات و تدوین برنامه دقیق زمانبندی شده فعالیت اجرایی را شروع نمود.

ایجاد فضای مناسب در محیط کار توسط اجرای تکنیک‌ها و اصول 5S (پاکیزگی ، نظم و ترتیب ، تمیزی ، استاندارد سازی ونهادینه کردن) ميسر می‌باشد.

این روش در ایجاد محیطی سازمان یافته ، مرتب و پاکیزه ، استاندارد و سامان یافته تاکید دارد ، این تکنیک برمفاهیم بسیار ساده و ابتدایی تأکید دارد و درک آن بسیار آسان است . اجرای این نظام همکاری و مشارکت آحاد کارکنان را می طلبد.

نظام آراستگي ضمن آموزش اصول ابتدایی کیفیت گرایی ، سازمانها را در دستیابی به بهره‌وری بالاتر یاری می رساند که این مهم  از طریق اجرای نظام مدیریت کیفیت فراگیر(TQM )تحقق می یابد و برای اجرای این نظام نیز می‌بایست زمینه ، فضا و بستر فرهنگی لازم و مناسب ، ایجاد نمود که اولین اقدام آن اجرای اصول 5S می باشد .

مفاهیم و ارکان اصلی این نظام نامه برگرفته از مبانی ، اصول ، فرهنگ و تعالیم غنی اسلامی است با الهام از متون و منابع علمی روز و با تکیه بر منابع اسلامی ، آیات ، احادیث و روایات معصومین (ع) که رعایت نظم و ترتیب و پاکیزگی در انجام کلیه امور زندگی را مورد تأکید قرار می‌دهد.

معرفی نظام بهسازی و ساماندهی محیط کار 5S :

5S نشانگر پنج کلمه ژاپنی است که با حرف S شروع می‌شوند هر یک از این کلمات بیانگر یکی از اصول پنجگانه ساماندهی محیط کار می باشد .

نظام آراستگی تکنیکی برای  برقراری و حفظ فضای کیفیتی در یک سازمان می‌باشد .

اصل اول – پاکسازی و پالایش (seiri )

پاکسازی یعنی مشخص نمودن ، جدا کردن و از محیط کار خارج کردن اقلام غیر ضروری و غیر لازم

اصل دوم – نظم و ترتیب (seition)

نظم و ترتیب یعنی قراردادن اشیاء در محلهای مناسب با ترتیب مطلوب به نحوی که بتوان به بهترین وجه از آنها استفاده نمود ( نظم و ترتیب راهی است برای دستیابی و بکار بردن اشیاء مورد نیاز در اسرع وقت و در حداقل زمان ممکن و بدون جستجوهای بیهوده ).

اصل سوم – تمیزی (نظافت و پاکیزگی ) (seiso)

تمیز کردن و نظافت یعنی پاکیزه کردن کامل محیط کار به طوریکه هيچ چيز و هیچ جایی کثیف نباشد

اصل چهارم – استاندارد سازی ( حفظ ونگهداری ) (seiketsu )

استاندارد‌سازی به این معنا که محیط کار را همواره تمیز نگهداریم . این امر نیاز به استاندارد کردن روشهای کار دارد و بدون استاندارد‌سازی، محیط به وضعیت قبلی خود يعني فضاي بی‌نظمی و آشفتگی باز می‌گردد . رعایت این اصل باعث حفظ و نگهداری و استاندارد سازی سه اصل اول 5S می‌شود .

اصل پنجم – نهادینه کردن انضباط (shitsuks )

نهادینه نمودن وضعیت سازمان یافته از طریق آموزش افراد به منظور اینکه افراد نظافت و انضباط کاری را درمحیط رعایت نمایند این مرحله مشکل ترین مرحله کاری است . این کار عمدتاً در مسئولیت مدیریت قرار دارد و مدیریت باید کارکنان را آموزش داده و فرهنگی را در سازمان ترویج و تثبیت نماید که توسط آن نظم ، سلامت ، تمیزی و خوب نگاهداشتن محیط کار به یک عادت تبدیل شود. با مشارکت عمومی، همیاری، همکاری و ارزیابی از نقاط قوت و ضعف مراحل چهاراصل  اول 5S ، با انضباط مستمر و نظام‌مند در محیط کار نهادینه می شود .

مقدمات و پیش نیازهای پیاده سازی نظام 5S

1-  نظام آراستگی و بهسازی محیط کار قبل از اجرا کاملاً توجیه و درک شده و فلسفه و معنی آن برای همگان روشن گردد .

2-  کلیه کارکنان با میل و رغبت خودشان این اصول را در محیط کار خود اجرا نمایند و این امر به عنوان یک ارزش والای انسانی مورد قبول قرار گیرد.

3-  روش اجرایی این اصول پنجگانه 5S می بایست برای هر سازمان به تناسب وضعیت خاص آن تطبیق و در سطح سازمان جاری و ساری شود و جنبه ظاهری و تقلیدی نداشته باشد (غیر تجویزی است ).

عوامل موفقیت اجرای نظام 5s

برخی از عوامل موثر در اجرا و پیاده سازی موفق این نظام عبارتند از:

1-     حمایت و پشتیبانی کامل و قاطع مدیریت ارشد و تاکید بر آگاهی کامل آنها از این نظام.

2-     بستر‌سازی، زمینه‌سازی و فرهنگ‌سازی مناسب در این زمینه.

3-  آموزش مستمر کلیه سطوح وزارت ( مدیران ارشد ،میانی و کلیه کارکنان ) جهت توجیه اهداف، منافع و استانداردها و مکانیزم عملکرد در نظام 5S.

4-     انتخاب افراد آگاه و دلسوز، علاقمند و پیگیر برای مسئولیتهای اجرایی نظام 5S.

5-     مستمر بودن و تداوم اجرای نظام 5S.

6-  تهیه دستورالعمل های اجرایی، چک لیستهای ارزیابی و ممیزی و انجام ارزیابی‌ها‌ی نوبه‌ای  برای بهبود روشهای پیاده سازی و افزایش اثر بخشی این نظام.

7-     تهیه و اجرای روشهای تشویقی و تنبیهی مناسب در جهت اجرای موفق تر این نظام.

موانع و مشکلات اجرای نظام 5S

عمده ترین موانع و مشکلات عبارتند از :

1-    عدم آموزش کافی کارکنان جهت اجرای صحیح سیستم.

2-    عدم شناخت کافی از این نظام و توانائیهای آن و عدم حمایت لازم مدیران ارشد.

3-    عدم توجه به تداوم اجرای اصول 5S و بلند مدت بودن اجرای آن.

4-    ساده انگاشتن نظام 5S و عدم بررسی عمیق آن.

5-    تصویر و برداشت ناصحیح از هزینه بر بودن اجرای این نظام در اوایل اجرای آن.

باوجود مشکلات فوق الذکر پیاده سازی اصول 5S با کمک متخصصین و مشاورین کارآمد بسیار ساده بوده و به محض قدم نهادن در آن ، مراحل بعدی با کیفیت مطلوب‌تر قابل اجرا  می‌باشد.

نتایج و مزایای حاصل از اجرای نظام 5S

1-زیبا شدن و دلپذیر شدن محیط کار.

2-ایمن شدن محیط کار و جلوگیری از حوادث و بیماری های کاری.

3-بهداشتی شدن محیط کار و رفع آلودگی های احتمالی موجود در آن.

4-ارتقای روحیه کارکنان ، کاهش خستگی و کسالت روانی ناشی از محیط کار.

5-تسهیل در گردش عملیات و آسان تر کردن و تسریع در انجام امور.

6-کاهش خرابی ماشین آلات و تجهیزات کاری.

7-کاهش ضایعات ناشی از نابسامانی  و درهم ریختگی و فاسد شدن مواد.

8-افزایش طول عمر و کارآیی ابزار و لوازم دقیق و ظریف.

9-دستیابی به سطح کیفیت بهتر و بهره وری بیشتر.

10- ایجاد بستر و زمینه مناسب برای اجرای سایر نظامهای مدیریتی ، از جهت عادت به نظم پذیری و استاندارد سازی سیستم.

حوزه ها و موارد کاربرد 5S

علاوه بر کار برد وسیع این نظام در محیطهای صنعتی و تولیدی ، در محیطهای خدماتی و اداری ، محل کار و زندگی شخصي نیز قابل اجرا و بهره برداری می باشد .

فصل دوم :

                               دستور العمل کلی اجرایی

دستور العمل کلی اجرایی

مجموعه فعالیتها و اقداماتی که جهت تسهیل‌سازی در مورد پیاده‌سازی نظام 5S در سطح ستاد وزارت ، سازمانها و استانهای تابعه وزارت می‌بایست انجام پذیرد در دو بخش به شرح زیر تعیین می‌شود .

بخش اول : ستاد وزارت بعنوان واحد پشتیبانی کننده و هماهنگ‌کننده سازمانها و استانهای تحت پوشش شامل کلیه معاونتها ، ادارات کل و دیگر واحدهای پشتيبانی کننده.

بخش دوم : کلیه شركتها، سازمانها و استانهای تابعه وزارت می‌بایست مجری پیاده‌سازی نظام 5S در واحدهای زیر مجموعه باشند .

هر یک،وظایف و مسئولیتهای جداگانه‌ای بشرح زیر دارند وجهت اجرای نظام 5S اقداماتی به شرح زیر انجام گردد:

¤ انجام امور زیر در ستاد وزارت:

1- تنظیم، تصویب و ابلاغ نظام‌‌نامه 5S و تهیه دستور‌العمل‌های تکمیلی و اصلاحی و توجیهی لازم.

2- آموزش، توجیه و شناساندن نظام 5S و دستور‌العمل‌های اجرایی آن با برگزاری سمینار و دوره‌های آموزشی و توجیهی لازم برای مدیران ارشد و میانی ، کارشناسان و کارکنان.

3- برنامه‌ریزی و پیگیری اجرای آموزشهای لازم برای مدیران ارشد و مجریان نظام 5S و کارکنان از طریق بهره‌گیری از خدمات مراکز مشاوره‌ای ذیربط.

4- پیگیری و نظارت بر حسن اجرای نظام نامه.

5- تهیه وتصویب دستور‌العمل ارزیابی و ممیزی فعالیتهای 5S در سازمانها ، واحدها و انجام ارزیابی سالیانه عملکرد سازمانها و تعیین و تشویق سازمانها و واحدهای برتر در  اجرای آن.

6- ارائه راهکارهای اصلاحی ( با توجه به نتایج ارزیابی انجام شده) به سازمانها و تعمیم انتقال یافته‌ها و دستاوردهای مثبت سازمانها در زمینه اجرای بهتر و موفق ترنظام 5S به یکدیگر.

7- متولی انجام امور فوق در سطح وزارت دبیرخانه 5S ( گروه بهره وری مرکز نوسازی و تحول نظام اداری ) مستقر در معاونت اداری و مالی وزارت می‌باشد که در این رابطه علاوه بر اینکه بعنوان وظایف جاری به آنها خواهد پرداخت از طریق ایجاد گروه 5S در کمیته راهبری بهره‌وری وزارت نسبت به آن اهتمام خاص خواهد ورزید .

¤ نقش و وظایف ستاد، سازمانها و استانهای تابعه وزارت در خصوص پیاده سازی و اجرای نظام 5s :

1- تهیه و ابلاغ دستورالعمل اجرای 5S بر مبنای نظام نامه ابلاغی از وزارت.

2- انعقاد قرارداد با یک شرکت یا تیم مشاور حسب ضرورت و نیاز برای خريد خدمات مشاوره  جهت اجرای نظام.

3- آموزش و توجیه مدیران میانی در مورد نظام نامه5s از طریق سمینار ، کارگاه و دوره های آموزشی مورد نیاز.

4- پیگیری و نظارت بر اجرای نظام نامه ابلاغی وزارت و دستورالعمل اجرايی ابلاغی سازمان در واحدهای تحت پوشش.

5- پیگیری و دریافت گزارشهای دوره‌ای پیشرفت پیاده‌سازی نظام 5S در واحدها.

6- بررسی و ارزیابی فعالیتهاي واحدهای تحت پوشش و تعیین و تشویق واحدها و کارکنان آراسته.

7- ارائه گزارشهای 6 ماهه و سالیانه اجرای نظام 5S و تعیین و معرفی واحدهای برتر در اجرای این نظام در سازمان.

¤ نقش و وظایف واحدهای اجرایی تابعه سازمانها ، شرکتها ، استانها و معاونتهای ستادی وزارت در پیاده سازی اصول5s:

1- تشکیل کمیته اجرایی 5S در سطح معاونت، سازمان، استان و ...

2- تشکیل کمیته های فرهنگ سازی ، استاندارد‌سازی ، نظارت و ارزیابی (ممیزی) و کمیته راهبری 5S در سطح وزارت و استانها.

3- عکسبرداری و فیلمبرداری از وضعیت موجود برای نشان دادن محیط کاری غیر آراسته ( قبل از پیاده سازی نظام 5S).

4- برگزاری سمینار و کلاسهای آموزشی برای مدیران ، سرپرستان و کارکنان.

5- برگزاری نمایشگاه عکس با زیر‌نویس‌های فرهنگی هشدار‌دهنده از محیط کار غیر آراسته.

6- برگزاری جلسات آموزشی موردي  و کارگاهی داخل واحدها و ارائه راهنمایی‌ها ی لازم به کارکنان جهت اجرای موفق سه اصل اول ( خانه تکانی ) با همکاری مشاور.

7- ایجاد محل موقت برای نگهداری اقلام مازاد و غیر ضروری به صورت موقت تا تعیین تکلیف نهایی آنها.

8- کمک به اجرای سه اصل اول توسط کلیه واحدها.

9- برگزاری نمایشگاه عکس از اجرای سه اصل اول نظام 5S با عنوان در نیمه راه آراستگی و عکس از قرنطینه اقلام جمع‌آوری شده.

10- ممیزی واحدها و درجه‌بندی آنها پس از اجرای سه اصل اول نظام 5S.

11- تدوین نظام‌نامه ودستورالعمل‌های مورد نیاز سیستم در جهت اجرای اصول چهارم و پنجم ( خانه داری ).

12- تهیه چک لیست ممیزی برای کلیه واحدها.

13- ممیزی دوره‌ای واحدها بر اساس چک لیست ارائه شده ، درجه‌بندی آنها و اعلام نتایج ممیزی.

14- برگزاری نمایشگاه عکس با عنوان پایان آراستگی به منظور مقایسه وضع جدید (مطلوب) و وضع سابق (سعی شود از همان زاویه و همان مکانها و موضوعات قبلی عکسبرداری و فیلمبرداری شود .)

15- تهیه چک لیست ممیزی برای کلیه واحدها.

16- ممیزی دوره‌ای واحدها بر اساس چک لیست ارائه شده و درجه‌بندی آنها واعلام نتایج ممیزی.

17 – برگزاری نمایشگاه عکس با عنوان پایان آراستگی به منظور مقایسه وضع جدید و وضع سابق ( سعی می شود از همان زوایه و همان مکانها و موضوعات « سوژه‌های قبلی » عکسبرداری و فیلمبرداری شود ).

¤ روند تکاملی نظام آراستگی 5S پس از استقرار:

1- استقرار نظام آراستگی محیط کار.

2 – انجام ممیزی‌ مستمر جهت حفظ وضع مطلوب.

3 – استاندارد‌سازی کلیه فعالیتها و مراحل اجرایی اصول 5S.

4- انجام آموزشهای مستمر در جهت ایجاد "محیط کار آراسته "،"همکار آراسته "و "اخلاق آراسته " .

5-  ممیزی دوره ای سیستم در جهت بهبود مستمر .

6- اجرای تکنیکهای مدیریت نوین ( ISO وMIS  و ... ) و دستیابی به زمینه‌های مناسب استقرار مدیریت کیفیت فراگیر (T.Q.M) .

¤ ساختار سازمانی و تشکیلاتی نظام 5S :

ایجاد ساختار سازمانی و تشکیلاتی مناسب جهت اجرای نظام 5S  امری ضروری و اجتناب ناپذیر است . برای این منظور کمیته‌های ویژه متشکل از مدیران ارشد و مدیران میانی و معاونتها و حتی کارکنان واحدهای ستادی و صفي و ... ایجاد می گردد که این کمیته‌ها شامل  "کمیته های استاندارد سازی ، اجرایی ، ممیزی و فرهنگ سازی "

می‌باشد که اعضاء تشکیل دهنده آنها و وظایف هر یک به تفکیک طی نظام نامه 5S مشخص می گردد :

ساختار این نظام بر اساس آنچه که  در کمیته‌های تخصصی شورای تحول اداری پیش بینی می شود طراحی خواهد شد .

(1) ستاد مدیریتی :

الف )اعضاء :مدیران ارشد سازمان و افراد ذیصلاح به تشخیص مدیر عالی سازمان.

ب) شرح وظايف: سیاستگزاریهای کلان ، تعیین اولویتهای اجرایي نظام آراستگی محیط کار، تأمين اختصاص بودجه سالانه جهت اجرای نظام، کنترل برنامه زمانبندی اجرای نظام آراستگی محیط کار ، صحه گذاری بر مستندات " نظام آراستگی "، انتخاب افراد برتر در اجرای نظام .

(2) نماینده مدیریت :

الف) اعضاء:یکی از مدیران ارشد سازمان و توسط مدیر عالی انتخاب خواهد شد.

ب) شرح وظایف: هدایت، ارزیابی، پیشرفت کار در کمیته‌های  اجرایی، نظارت بر اجرای صحیح سیاستگزاریهای ستاد مدیریتی ، تایید مستندات ، تایید فعالیتهای مشاور و ارائه گزارشی از عملکرد نظام به معاون اداری و مالی، نظارت بر انجام ممیزی‌های دوره‌ای سیستم و ارائه گزارش از عملکرد سیستم به مدیر عالی. 

(3) کمیته فرهنگ سازی :     

الف ) – اعضاء:افراد ذیصلاح بنا به تشخیص مدیر عالی.

ب ) شرح وظایف : شناسایی نیازهای فرهنگی و آموزشی ، برنامه‌ریزی در جهت اجرای آموزش ، تهیه مقالات و پوسترهای آموزشی ، ارائه سیستم انگیزشی مناسب ، انجام مستمر فعالیتهای فرهنگی و آموزشی.

(4) دبیرخانه :

الف ) اعضاء :دبیر نظام آراستگی محیط کار و افراد مورد نیاز.

ب) شرح وظایف :تهیه صورتجلسات ستاد مدیریت و کمیته‌های عالي راهبري،اجرایی ، همکاری مستقیم با مشاور و تهیه گزارشی از رهنمودهای مشاور ، توزیع صورتجلسات و جزوات ، پیگیری اقدامات اجرایی و ارائه گزارش به نماینده مدیریت ، نگهداری و توزیع مستندات سیستم .

(5) کمیته استاندارد سازی :

الف)- اعضاء :دبیران کمیته های اجرایی و دبیر نظام آراستگی.

ب)- شرح وظایف :تهیه استاندارد رنگهای مصرفی جهت تجهیزات و امکانات رنگ داخل اتاقها وسالن ها، نمای ساختمان ، تهیه و تدوین استاندارد تجهیزات جهت کمیته واحدها ، تهیه وتوزیع استانداردهای لوازم مورد نیاز ، تهیه و تدوین استاندارهای نظافت عمومی ، تهیه و تدوین استانداردهای زیبا سازی ، نما‌سازی و ... ظاهری کارکنان.

(6) کمیته اجرایی :           

الف ) اعضاء:در داخل واحدهای تشکیل شده و اعضاء آن بنا به تشخیص مدیر ارشد واحد انتخاب می شود

ب) شرح وظایف :تهیه روشهای جاری مورد نیاز ، ایجاد گروهها ی کاری ، تهیه فهرست اقلام مورد نیاز ، نظارت بر اجرای صحیح پروژه داخل واحد، توزیع جزوات آموزشی بین افراد و نصب پوستر های فرهنگی ، انجام ممیزی های داخل واحد ، پیشنهاد فرد منتخب بعنوان همکار آراسته به نماینده مدیریت .

(7) گروههای کاری :

الف ) اعضاء: افراد داخل واحد بنا به تشخیص مدير واحد.

ب ) شرح وظایف : انجام کلیه اقدامات اجرایی داخل واحد ، تهیه دستورالعملهای کاری مربوط به واحد ، همکاری در اشاعه و ترویج فرهنگ 5S .

(8) کمیته نظارت و ارزیابی  :    

 الف ) اعضا: در داخل واحدها تشکیل شده و اعضاء آن افراد ذیصلاح و بنا به تشخیص مدیر ارشد انتخاب می‌شود .

 ب)شرح وظایف : نظارت و ارزیابی عملکرد و پیشرفت فعالیتهای اجرایی در راستای پیاده سازی اصول نظام 5S و نیز مطالعه، بررسی و تجزیه و تحلیل مشکلات و موانع موجود، فرایندها و سیر مراحل اجرایی از طریق ممیزهای دوره‌ای، هفتگی، ماهیانه ، فصلی، سالیانه و  یا بر حسب نیاز و انتخاب واحدهای آراسته، مدیران آراسته، همکار آراسته و ارائه گزارشات نوبه ای و راه کارهای موثر به مسئولین مربوطه .